در دنیای امروز، نقش منشی در یک سازمان یا دفتر کاری بسیار حیاتی و پررنگ است. منشیها بهعنوان اولین نقطه تماس بین مشتریان و سازمان، تأثیر مستقیمی بر تصویر ذهنی مشتریان از آن شرکت دارند. ازاینرو، منشیها باید علاوه بر داشتن مهارتهای تخصصی، از مهارتهای ارتباطی و مدیریتی برخوردار باشند؛ اما چگونه یک منشی حرفه ای شویم؟
در این مقاله به این پرسش که: «چگونه یک منشی حرفه ای شویم؟»، پاسخخواهیم داد و به نکاتی که هر فردی برای دستیابی به این هدف نیاز دارد، اشاره خواهیم کرد.
برای منشی شدن چه مدارکی لازم است؟
برای اینکه بتوانید بهعنوان یک منشی حرفه ای فعالیت کنید، نیاز به داشتن مدارک و گذراندن دورههای خاص نخواهید داشت. بسیاری از شرکتها و سازمانهای معتبر به تجربه کاری اهمیت بیشتری میدهند؛ اما داشتن مدارک آموزشی معتبر میتواند شانس شما را برای استخدام منشی تلفنی، منشی دفتر و سایر مشاغل مشابه افزایش دهد.
یکی از مدارک مورد نیاز برای این حرفه، مدرک دیپلم است که معمولاً حداقل تحصیلات لازم برای منشیگری است. با این حال، برخی دورههای آموزش منشیگری وجود دارند که شما را با اصول و مهارتهای لازم برای این شغل آشنا میکنند.
این دورهها شامل آموزشهایی در زمینه مهارتهای ارتباطی، مدیریت زمان، آشنایی با نرمافزارهای اداری و حتی زبان انگلیسی هستند. شرکت در چنین دورههایی، به شما کمک میکند تا جزوه آموزش منشی گری اساتید برجسته در این حوزه را دریافت کرده و با اصول کاری مرتبط با این حرفه آشنا شوید. در این صورت میتوانید بهعنوان یک منشی موفق در بازار کار رقابتی امروز فعالیت کنید.
مهارت های لازم برای منشی گری
برای تبدیل شدن به یک منشی در مطب دندانپزشکی، آموزشگاه و…، داشتن مهارتهای شغلی مرتبط الزامی است. این مهارتها شامل مهارتهای سخت و نرم هستند که هر کدام بهنوبه خود بر عملکرد شما تأثیر میگذارند.
مهارتهای سخت
یک منشی باید بهخوبی با نرمافزارهای اداری مانند Microsoft Office، بهویژه Word و Excel، آشنا باشد. این نرمافزارها ابزارهای اصلی در مدیریت وظایف روزانه شما خواهند بود. همچنین، مهارت در تایپ سریع از مهارتهای ضروری برای این شغل است.
بهعلاوه، آشنایی با نرمافزارهای مدیریت ایمیل و تقویم، از جمله Outlook و نرمافزارهای مدیریت اطلاعات مشتریان (CRM)، از دیگر مهارتهای فنی ضروری برای یک منشی پزشک، دستیار مدیر عامل یا مسئول دفتر مدیر کارخانه است.
مهارتهای نرم
دقت بالا، توانایی سازماندهی و مدیریت زمان، از جمله ویژگی های منشی موفق هستند. یک منشی موفق، فردی منظم، مسئولیتپذیر و صبور است. او باید بتواند در شرایط پرتنش آرامش خود را حفظ کند و با مشتریان و همکاران بهطور مؤدب و حرفهای برخورد کند.
منشیها باید بتوانند بهصورت مؤثر اولویتهای کاری خود را تنظیم کنند و در مقابل فشارهای کاری، خونسردی خود را حفظ نمایند. در محیطهایی مانند مطب پزشکان یا دفاتر شلوغ، این مهارتها اهمیت فراوانی پیدا میکنند.
مهارتهای ارتباطی
در پاسخ به این پرسش که: «چگونه یک منشی حرفه ای شویم؟»، میتوان به تقویت مهارتهای ارتباطی اشاره کرد. در حقیقت یکی از مهمترین مهارتهای یک منشی، توانایی برقراری ارتباط مؤثر است.
منشیها باید بتوانند بهصورت شفاهی و نوشتاری با دیگران ارتباط برقرار کنند. این امر بهویژه در موقعیتهایی مانند منشی تلفنی یا منشی پزشک بسیار مهم است. توانایی برقراری ارتباط مؤثر به شما کمک میکند تا نیازهای مدیران، مشتریان و همکاران را بهدرستی درک کرده و به بهترین نحو پاسخگو باشید.
خونسردی و تحمل فشار
یک منشی موفق فردی است که نهتنها مهارتهای سخت و ارتباطی قوی دارد، بلکه از ویژگیهای شخصیتی خاصی برخوردار است. یکی از ویژگی های منشی موفق، توانایی کار تحتفشار است. در مواقع بحرانی، مانند زمانی که مدیر شما درخواستهای فوری دارد یا زمانی که تماسهای مکرر به دفتر وارد میشود، توانایی حفظ خونسردی بسیار مهم است.
دقت و توجه به جزئیات
منشیها باید در انجام وظایف شغلی خود به جزئیات توجه کنند؛ زیرا اشتباهات کوچک میتوانند به مشکلات بزرگی منجر شوند. برای مثال، وارد کردن نادرست اطلاعات در سیستم میتواند تأثیرات منفی بر روی کارهای روزانه و برنامههای آتی دفتر داشته باشد.
چگونه یک منشی حرفه ای شویم؟ با سازماندهی و مدیریت زمان
منشیها باید قادر باشند تا با برنامهریزی دقیق، کارهای روزانه خود را مدیریت کنند. این مهارت بهویژه در شرایطی که حجم کاری زیاد است، میتواند باعث کارآمدی بیشتر شود.
اصول منشی گری
برای تبدیلشدن به یک منشی حرفهای، باید با اصول منشیگری آشنا باشید. این اصول شامل رعایت ادب و احترام در برخورد با مراجعین، حفظ محرمانگی اطلاعات و پیگیری مستمر کارها است.
رعایت ادب و احترام
رفتار محترمانه با مراجعین و همکاران، یکی از اصول مهم منشیگری است. منشیها باید همواره با لحنی ملایم و دوستانه با دیگران صحبت کنند و به نظرات و درخواستهای آنها احترام بگذارند.
حفظ محرمانگی
منشیها بهعنوان دستیار مدیر عامل یا مسئول دفتر، با اطلاعات حساسی سروکار دارند که حفظ محرمانگی آنها الزامی است. این اطلاعات ممکن است شامل مکاتبات داخلی، اطلاعات شخصی کارکنان یا جزئیات مالی باشند.
چگونه یک منشی حرفه ای شویم؟ با پیگیری مستمر
یکی از وظایف اصلی منشیها، پیگیری کارها و پروژهها است. این پیگیریها باید بهصورت مستمر انجام شوند تا هیچ کاری به تعویق نیفتد و همه کارها بهموقع انجام شوند.
شرح وظایف منشی و مسئول دفتر
وظایف یک منشی با توجه به نوع سازمان و سطح مسئولیت میتواند متفاوت باشد. بهطور کلی، یک منشی وظایف زیر را بر عهده دارد:
پاسخگویی به تلفن
پاسخگویی به تماسهای تلفنی ورودی و خروجی یکی از مهمترین وظایف منشی و مسئول دفتر است. این وظیفه شامل انتقال پیامها به افراد مربوطه و برقراری ارتباط با افراد خارج از سازمان میشود. منشی باید با دقت به تماسها گوش دهد، پیامها را بهطور دقیق ثبت کند و در سریعترین زمان ممکن آنها را به افراد مربوطه انتقال دهد.
مدیریت تقویم مدیر
مدیریت تقویم مدیر یکی از وظایف حساس منشی است. این وظیفه شامل برنامهریزی و هماهنگی جلسات، قرار ملاقات و سفرهای کاری مدیر میشود. منشی باید از زمانبندیهای مدیر آگاهی کامل داشته باشد و با دقت برنامهها را تنظیم کند تا هیچ تعارضی در برنامههای روزانه یا هفتگی پیش نیاید. همچنین باید تغییرات را بهموقع به مدیر اطلاع دهد.
تنظیم جلسات
یکی از وظایف کلیدی منشی، تنظیم و مدیریت جلسات است. این وظیفه شامل رزرو اتاق جلسه، تهیه دستور جلسه و ارسال آن به اعضای شرکتکننده میشود. منشی باید اطمینان حاصل کند که همهچیز برای برگزاری جلسه بهدرستی آماده است. همچنین حضور در جلسات بهمنظور یادداشتبرداری و ثبت موارد مهم، از دیگر وظایف منشی است.
استقبال از مهمانان
استقبال از مهمانان و راهنمایی آنها به اتاق جلسه از جمله وظایف مهم منشی است. منشی باید با رویی باز و رفتاری حرفهای به استقبال مهمانان برود، آنها را به اتاق جلسه هدایت کند و در صورت نیاز، خدماتی مانند پذیرایی را فراهم کند. این رفتار نهتنها بر تصویر سازمان تأثیر مثبتی میگذارد، بلکه تجربهای دلپذیر برای مهمانان ایجاد میکند.
جمعبندی
در این مطلب به این پرسش که: «چگونه یک منشی حرفه ای شویم؟»، پاسخ دادیم. برای اینکه به یک منشی حرفهای تبدیل شوید، باید ترکیبی از مهارتهای سخت و نرم و رعایت اصول منشی گری را در خود تقویت کنید. همچنین باید با شرح وظایف منشی و مسئول دفتر آشنا باشید.
این مسیر نیازمند کوشش مستمر، یادگیری مداوم و تطبیق با تغییرات است. با داشتن این ویژگیها، میتوانید نهتنها بهعنوان یک منشی، بلکه بهعنوان یک دستیار مدیر عامل یا مسئول دفتر در شرکتهای بزرگ و معتبر فعالیت کنید و به یک فرد کلیدی در سازمان خود تبدیل شوید.
[box type=”warning” ]این مطلب توسط شرکت های ثالث به عنوان بیانیه مطبوعاتی یا رپورتاژ آگهی ارسال شده و تک 24 در قبال موارد مندرج در آن مسئولیتی ندارد.[/box]
